di Federica Fornasiero
Come si è anticipato, la fase relativa all’archivio di deposito è fondamentale e delicata, in quanto si tratta di una fase transitoria e semiattiva. I documenti infatti “riposano” nell’archivio di deposito in attesa delle procedure di scarto e versamento. Vediamo dunque di cosa si tratta.
Annualmente, il soggetto produttore trasferisce dall’archivio corrente all’archivio di deposito tutti i fascicoli relativi a pratiche e affari conclusi oppure non più utili alla quotidiana attività, e pertanto non più consultati con una certa frequenza, pur restando a disposizione dell’amministrazione qualora ne fosse necessaria prenderne visione. Nell’archivio di deposito le unità archivistiche rimangono banalmente in stand-by: da una parte la loro funzione amministrativa non si esaurisce, dall’altra acquistano la cosiddetta “maturità archivistica”, che consentirà loro di essere trasferiti nell’archivio storico (versamento) dopo essere stati sottoposti alla selezione per lo scarto. Queste procedure sono obbligatorie e sono regolate dall’art. 41, Codice dei beni culturali; lo stesso decreto legislativo le annovera inoltre tra gli interventi soggetti ad autorizzazione obbligatoria, secondo quando specificato dall’art. 21.
Lo scarto è l’insieme delle procedure di valutazione periodiche, necessarie e indispensabili, al fine di selezionare «quale parte della documentazione prodotta da un ente debba essere conservata in maniera permanente (con relativo passaggio dagli archivi di deposito agli archivi storici) e quale […] possa essere invece distrutta, ossia inviata al macero» (N. Silvestro, Manuale di archivistica, p. 165). Tale scelta risulta pertanto essere irreversibile, in quanto ne diviene impossibile il recupero, ma fondamentale e necessaria. Dato il suo carattere di irreversibilità, lo scarto deve essere obbligatoriamente e necessariamente autorizzato, e non deve essere indiscriminato, poiché si rischierebbe di compromettere irrimediabilmente il vincolo archivistico, la futura ricerca storica e la memoria del soggetto produttore, nonché eventuali diritti soggettivi e collettivi.
Quali sono solitamente i criteri della scelta? Di base occorre decidere e selezionare quali documenti devono essere conservati a tempo indeterminato in quanto testimonianza essenziale dell’attività del soggetto produttore, e quali invece possono essere eliminati perché di valore transitorio e provvisorio (per esempio, fotocopie, modulistica varia ed eventuale). Questo perché sarebbe impossibile conservare qualsiasi produzione documentaria umana: con lo scarto si rispetta così il principio di economicità (banalmente, anche degli spazi); lo scarto, inoltre, si configura come un’operazione critica e qualificante della società che l’ha realizzata. Scartare significa infine evitare di incombere nel binomio “troppa informazione, nessuna informazione”, nella ridondanza oppure nella decontestualizzazione delle informazioni stesse. In ogni caso, vige sempre il divieto di distruggere la documentazione anteriore al 1860 e relativa alla Seconda Guerra mondiale (1940-1945), considerata sempre fonte storica, oppure la documentazione vitale, che testimonia la posizione istituzionale, le attività e le vicende principali del soggetto produttore, nonché la sua situazione patrimoniale e finanziaria, i diritti e le obbligazioni dell’ente stesso, o i diritti dei dipendenti e dei cittadini.
Come si esegue uno scarto? Ci sono due procedure: una per gli archivi statali che versano agli archivi di stato competenti territorialmente; l’altra per gli archivi non statali, che versano nei propri archivi storici e sono soggetti alla vigilanza delle soprintendenze archivistiche regionali.
Indipendentemente dalla tipologia di archivio, per prima cosa l’ufficio competente o il soggetto produttore deve redigere una proposta di scarto, che deve necessariamente enumerare l’elenco delle unità archivistiche che intende scartare, specificando obbligatoriamente per ogni unità:
- classificazione
- estremi cronologici
- numero, peso e consistenza delle unità
- motivazione dello scarto
Tale proposta deve sempre essere effettuata in considerazione del massimario di conservazione, uno strumento fondamentale (una sorta di guida) nel quale vengono specificati i tempi di conservazione per ogni tipologia documentaria (temporanea con indicazione in anni; definitiva), gli eventuali criteri oggettivi e le prescrizioni di legge. Il massimario di conservazione si basa inoltre sui titolari o piani di classificazione, che assegnano alle diverse tipologie documentarie una classe (un codice identificativo) in base al loro contenuto.
Questa documentazione è inviata dagli enti statali alla commissione di sorveglianza, mentre dagli enti non statali o privati dichiarati alle Soprintendenze competenti territorialmente. Nel primo caso, la commissione di sorveglianza provvede al vaglio della proposta, alla verifica dei criteri e alla eventuale individuazione di atti da sottrarre temporaneamente alla pubblica consultazione (si faccia riferimento all’artt. 122-125, Codice dei beni culturali); infine, invia la pratica alla Direzione Generale Archivi, che predispone il nulla osta allo scarto, eventualmente proponendo modifiche. La procedura ha una durata di 120 giorni e avviene in ottemperanza del DPR 37/2001, Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato. Nel secondo caso, invece, la proposta deve essere inoltrata e sottoposta alla verifica da parte della Soprintendenza archivistica, la quale – in qualità di delegata della Direzione Generale Archivi – approva o meno la proposta. In questo caso, la procedura ha una durata di 60 giorni. La commissione di sorveglianza è composta da rappresentanti dell’ente scartante, dell’Archivio di Stato competente, del Ministero dell’Interno.
Una volta avvenuto lo scarto, il soggetto produttore deve far pervenire a chi di competenza la relativa certificazione di avvenuta distruzione del materiale documentario.
A questo punto, le unità selezionate per la conservazione permanente vengono versate negli archivi competenti, storici per gli enti non statali o privati dichiarati, di Stato per gli archivi statali; viene altresì stilato un elenco di versamento. Vengono inoltre versati tutti gli strumenti che consentono l’individuazione e la consultazione delle unità archivistiche trasferite. L’art. 41 del Codice dei beni culturali specifica tutti gli obblighi e i termini di versamento per quanto concerne gli archivi degli enti statali. Al comma 1 «gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio Centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre 30 anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant’anni dopo la nascita della classe cui riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio». Al comma 2 si specifica invece che «il soprintendente dell’Archivio Centrale dello Stato e i direttori degli Archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o danneggiamento, ovvero siano stati definiti appositi accordi con i responsabili delle amministrazioni versanti». Al comma 3 si vieta di accettare alcun versamento se non prima state effettuate le operazioni di scarto; mentre al comma 4, si dichiara che tutti i documenti degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti devono essere versati negli Archivi di Stato e all’Archivio Centrale dello Stato. I successivi comma 5 e 6, invece, esplicitano rispettivamente compiti e composizione della commissione di sorveglianza, e quali organi non versano presso gli archivi sopracitati, ovvero il Ministero degli Esteri e gli stati maggiori della difesa, ovvero Esercito, Marina, Aeronautica, Comando generale dell’arma dei Carabinieri, per quanto attiene a documenti di carattere militare e operativo.
L’art. 42, invece, riguarda gli organi costituzionali, che versano nei propri archivi storici definendo le modalità di consultazione e accesso: Presidenza della Repubblica (c. 1), Camera dei deputati e del Senato (c. 2), Corte costituzionale (c. 3) e Presidenza del Consiglio dei ministri (c. 4).
Federica Fornasiero – Scacchiere Storico
Bibliografia
Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017
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Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=
G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf
G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016
M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019
Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020
Manuale di archivistica, a cura di N. Silvestro, Edizioni Simone 2022
A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661
SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home
Sitografia per conoscere gli archivi
ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/
(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)
Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)
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