di Federica Fornasiero
Tra i compiti principali dell’archivista si possono sicuramente annoverare il riordino, la descrizione e l’inventariazione.
Il riordino archivistico attiene alla fase dell’archivio storico (sia esso degli enti statali, non statali o privati) ed è l’operazione preliminare e necessaria all’inventariazione: si tratta infatti del complesso delle operazioni necessarie a riportare i documenti alla loro posizione originaria, ovvero ricostruisce la struttura del fondo con le sue articolazioni in serie e unità archivistiche. Per quanto riguarda il riordino degli archivi vigilati dalle Soprintendenze, l’operazione è soggetta ad autorizzazione e l’archivista per ottenerla deve stilare una proposta di riordino (progetto).
Dopo il versamento, le carte possono trovarsi in uno stato più o meno disordinato, pertanto l’archivista deve organizzarle secondo precisi principi teorici. Prima di tutto deve individuare, riconoscere e rispettare il vincolo archivistico; secondariamente deve attenersi al metodo storico, al rispetto dei fondi e al principio di provenienza. Per fare ciò, è necessario studiare a fondo il soggetto produttore, le sue funzioni, organizzazione e attività, nonché la documentazione prodotta e successivamente versata, l’iter che hanno seguito le carte e il loro processo di sedimentazione, la normativa a cui esso soggiace, il contesto politico-istituzionale in cui opera o ha operato, le eventuali trasformazioni che ha subito nel tempo. Tutte queste informazioni dovranno poi essere riportate nell’introduzione all’inventario insieme ai criteri descrittivi adottati, al grado di analiticità e alle scelte effettuate in fase di riordino. L’inventario è dunque il prodotto finale del riordino e della descrizione delle unità archivistiche.
Sempre in fase di riordino si deve procedere ad altre operazioni fondamentali, quali l’accertamento dello stato fisico delle unità (se e quanto sono danneggiate), la pulitura, la schedatura (che permette di individuare la struttura logica) e apposizione delle dovute segnature, descrizione, cartulazione, infine il condizionamento (l’inserimento fisico del materiale archivistico in buste, scatole o cartelle adeguate al supporto dei documenti) e l’etichettatura; se necessario, si deve anche provvedere al restauro delle unità danneggiate e alla loro messa in sicurezza (sempre su autorizzazione e da affidare a personale qualificato).
Lo scopo del riordino è quello di rendere fruibili le unità archivistiche versate negli archivi storici; pertanto, in questa fase, è sempre utile studiare anche gli eventuali strumenti di corredo (elenchi, elenchi di versamento, repertori e schedari) versati insieme alle carte.
Una volta inquadrato il soggetto produttore e aver provveduto alla schedatura delle carte, l’archivista deve procedere al loro riordino fisico, alla loro descrizione e alla conseguente compilazione dei relativi strumenti di ricerca e consultazione (primo fra tutti l’inventario, ma anche eventualmente indici, regesti, guide, edizioni delle fonti). Durante la fase di riordino e di descrizione, il fondo o le serie interessate vengono momentaneamente sottratte alla consultazione; rimangono però ancora individuabili tramite gli appositi elenchi o strumenti messi a disposizione nella sala studio.
L’inventario è pertanto l’epilogo delle operazioni di descrizione archivistica e si compila ad archivio (storico) riordinato: è uno strumento di ricerca e consultazione che riporta in maniera sommaria o analitica tutti i dati relativi alle unità archivistiche sottoposte a riordino. Un inventario si dice sommario quando si limita alla descrizione quantitativa delle unità; analitico, se descrive nel dettaglio tutte le unità archivistiche. Il grado di analiticità scelto deve essere coerente per tutta la struttura dell’archivio (fondo, serie, unità). Tuttavia, ci sono degli elementi essenziali da riportare indipendentemente dal livello di analiticità scelto:
- Introduttivi: storia del soggetto produttore e archivistica, normativa a cui il soggetto produttore soggiace, stato delle carte, criteri descrittivi adottati, grado di analiticità, eventuali interventi necessari o effettuati;
- strutturali, ovvero relativi alle articolazioni e ai rapporti gerarchici del fondo: serie ed eventuali sottoserie, unità;
- identificativi: numeri di corda dell’unità di conservazione (busta, scatola, cartella, tubo, e così via), numero di corda dell’unità archivistica e segnatura (che possono eventualmente coincidere), segnature originali (utilissime per l’individuazione del vincolo e delle unità stesse), estremi cronologici ed eventuali allegati (per esempio, fotografie o mappe);
- descrittivi: note introduttive, titolo delle unità ed eventualmente riferimento al contenuto
- complementari: bibliografia, indici, appendici e tavole, avvertenze e abbreviazioni
Generalmente, non si smembrano mai i fascicoli; l’unica possibile operazione è sistemare i documenti in ordine cronologico.
L’inventario deve sempre avere una sua introduzione, la descrizione delle unità e una sezione dedicata a bibliografia, indici e appendici; deve inoltre sempre permettere la chiara identificazione delle unità riordinate ed esplicitare il lavoro svolto dall’archivistica in fase di riordino.
Per effettuare la descrizione archivistica e pubblicare infine l’inventario è importante seguire gli standard ISAD (G), ISAAR, EAD e EAC, e utilizzare i software descrittivi già improntati su di essi (come, ad esempio, Archimista o Arianna). L’inventario ottenuto deve essere reso disponibile sia sui sistemi nazionali di descrizione archivistica (SIAS per gli Archivi di Stato, SIUSA, per gli archivi sottoposti a vigilanza delle Soprintendenze, e SAN, il sistema nazionale), sia nella sala studio dell’archivio storico.
Federica Fornasiero – Scacchiere Storico
Bibliografia
Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017
P. Carucci, Gli archivi peroniani, in Archivi per la storia, 2/1994, pp. 9-14 https://www.anai.org/wp-content/uploads/2023/02/ANAI-Archivi-per-la-Storia_07_02.pdf
Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=
G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf
G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016
M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019
Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020
Manuale di archivistica, a cura di N. SILVESTRO, Edizioni Simone 2022
A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661
SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home
Sitografia per conoscere gli archivi
ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/
(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)
Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)
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