di Federica Fornasiero
Di norma, l’accesso agli archivi storici è gratuito. Il Codice dei Beni Culturali specifica all’art. 103, comma 2 che «l’accesso alle biblioteche e agli archivi pubblici per finalità di lettura, studio e ricerca è gratuito».
Gli archivi devono predisporre di un adeguato spazio adibito alla consultazione dei documenti (purtroppo, non sempre si hanno spazi adeguati, come accade, per esempio ma non solo, nel caso di piccoli archivi parrocchiali), nel quale è possibile prendere visione non solo delle carte, ma anche del regolamento di sala studio (che generalmente enumera diritti e doveri dell’utente, procedure, divieti ed eventuali sanzioni, servizi) e degli strumenti di ricerca; qualche archivio mette inoltre a disposizione una biblioteca più o meno corposa.
Manteniamo come punto di riferimento gli Archivi di Stato. Come abbiamo detto, l’accesso alla sala studio è libero e gratuito (ovviamente non è libero l’accesso ai depositi, agli scaffali, agli armadi e agli spazi adibiti alla documentazione e al personale, o ai fondi, che devono essere necessariamente reperiti e maneggiati dal personale d’archivio). È libera anche la consultazione dei documenti, con delle eccezioni che andremo poi a spiegare nel dettaglio.
Per avere accesso alla sala studio e consultazione è normalmente richiesta la registrazione con carta d’identità o documento identificativo: l’Archivio di Stato di Milano, per esempio, una volta compilati i moduli richiesti ed effettuata la registrazione presso l’archivio, fornisce delle credenziali per l’accesso al software per la richiesta del materiale documentario che si desidera consultare.
In questa fase è inoltre obbligatorio dichiarare di aver letto il regolamento della sala studio, il quale rimane sempre a disposizione dell’utente sia nella sala studio stessa, sia online. Il regolamento ha lo scopo di garantire la protezione dei documenti e di disciplinare il comportamento degli utenti. Vanno inoltre osservate le Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse e per scopi di ricerca storica.
In sala studio e soprattutto durante la consultazione del materiale archivistico è vigorosamente vietato bere e mangiare, danneggiare, appoggiarsi, evidenziare e scrivere sui documenti (tra l’altro in sala studio è vietato l’utilizzo di penne; si usa la matita qualora si voglia prendere degli appunti). È inoltre severamente proibito, smembrare o intervenire sull’ordine della carte, nonché sottrarle o danneggiarle: bisogna sempre riporre fascicoli e documenti nell’esatto ordine in cui sono stati trovati. Qualora qualcosa non fosse chiaro o si abbiano dei dubbi non si deve agire autonomamente, ma ci si deve confrontare con il personale d’archivio. Buste, fascicoli e documenti devono essere sempre maneggiati con cura e rispetto. Non è inoltre possibile introdurre in sala studio ombrelli, giacche, borse e zaini, che vanno riposti in armadietti o in appositi spazi; è invece autorizzato l’uso di oggetti utili alla propria ricerca e alla lettura dei documenti, quali ad esempio matita e fogli per appunti, portatili e tablet, lente d’ingrandimento, smartphone o macchine fotografiche per la riproduzione autonoma e gratuita dei documenti. Qualora si volessero delle fotoriproduzioni professionali, è possibile accedere al servizio a pagamento. In sala studio possono essere disponibili degli altri strumenti utili alla consultazione, come per esempio le lampade di wood, pesi per mantenere ferme le carte o appositi leggii, utili soprattutto quando si consultano volumi o registri che potrebbero danneggiarsi se aperti e sfogliati senza cura.
Come si è anticipato la consultazione dei documenti è libera, tuttavia ci sono delle eccezioni. L’art. 122 del Codice dei Beni Culturali riguarda la consultabilità dei documenti negli Archivi di Stato e negli archivi storici degli enti pubblici e ammette la libera consultabilità, specificando però che non è possibile accedere ai documenti:
- Dichiarati riservati e relativi alla politica estera o interna: consultabili dopo cinquant’anni dalla loro data (si faccia inoltre riferimento all’art. 125);
- Contenenti dati sensibili e di natura penale: consultabili dopo quarant’anni dalla loro data (si veda anche la normativa sul trattamento dei dati personali);
- Contenenti dati riguardanti lo stato di salute, vita sessuale e rapporti riservati di tipo famigliare: consultabili dopo settant’anni dalla loro data.
Tuttavia, la consultazione anticipata dei documenti riservati può essere permessa su autorizzazione del Ministero dell’Interno in ottemperanza dell’art. 123, consultabilità dei documenti riservati, rispettando una precisa procedura e su parere sia del direttore dell’Archivio di Stato competente, sia della commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati (prefetto, soprintendente dell’Archivio Centrale dello Stato, rappresentante del Garante dei dati personali, rappresentante della commissione per l’accesso ai documenti amministrativi e uno storico contemporaneista scelto dal Ministero della Cultura). L’utente deve quindi presentare un progetto di ricerca, nel quale deve specificare l’oggetto e le finalità della ricerca, nonché la modalità di presentazione e diffusione dei dati. Successivamente, si deve presentare istanza al Ministero dell’Interno tramite Prefettura, compilando debitamente la documentazione richiesta allegandola al proprio progetto. La Prefettura a questo punto chiede un parere di consultabilità al direttore dell’Archivio di Stato in cui sono conservati i documenti riservati, e invia tutta la documentazione raccolta al Ministero dell’Interno. Quest’ultimo – sentito il parere della commissione – notifica all’interessato la propria decisione: tendenzialmente, il Ministero autorizza la consultazione dei documenti riservati ed eventualmente specifica determinate accortezze da rispettare o i dati da sottrarre alla consultazione stessa. L’autorizzazione è personale e non cedibile a terzi; è oltretutto specificamente legata al progetto di ricerca presentato.
Nel caso degli archivi degli enti non statali e di privati dichiarati il parere viene espresso dalla Soprintendenza competente sul territorio.
La consultabilità dei documenti d’archivio è inoltre sempre soggetta alle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse e per scopi di ricerca storica.
Federica Fornasiero – Scacchiere Storico
Bibliografia
Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017
P. Carucci, Gli archivi peroniani, in Archivi per la storia, 2/1994, pp. 9-14 https://www.anai.org/wp-content/uploads/2023/02/ANAI-Archivi-per-la-Storia_07_02.pdf
Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=
G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf
G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016
M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019
Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020
Manuale di archivistica, a cura di N. Silvestro, Edizioni Simone 2022
A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi
Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661
SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home
Sitografia per conoscere gli archivi
ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/
(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)
Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)
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