LA RICERCA IN ARCHIVIO E LE REGOLE DEONTOLOGICHE PER RICERCATORI E ARCHIVISTI

di Federica Fornasiero

Episodi:

1. ARCHIVI: COSA SONO, A COSA SERVONO, COME SI ACCEDE
2. BREVE STORIA DEGLI ARCHIVI: GLI ARCHIVI DELL’ANTICHITÀ
3. BREVE STORIA DEGLI ARCHIVI: MEDIOEVO ED ETÀ MODERNA
4. BREVE STORIA DEGLI ARCHIVI: DAL SETTECENTO ALL’ITALIA POSTUNITARIA
5. LE DIVERSE TIPOLOGIE DI ARCHIVI ITALIANI, LA LORO CLASSIFICAZIONE E LE TRE FASI DELL’ARCHIVIO
6. SCARTO E VERSAMENTO
7. RIORDINO ARCHIVISTICO, DESCRIZIONE E INVENTARIAZIONE
8. LA CONSULTAZIONE E LA CONSULTABILITÀ DEI DOCUMENTI ARCHIVISTICI
9. LA RICERCA IN ARCHIVIO E LE REGOLE DEONTOLOGICHE PER RICERCATORI E ARCHIVISTI

Come si procede nella ricerca d’archivio? Abbiamo già detto che la documentazione conservata presso gli archivi storici nasce con scopi pratico-amministrativi e riflette l’attività del soggetto produttore: questo vale sia per gli archivi preunitari, sia per quelli postunitari. Quando ci si approccia alla ricerca, la prima cosa da fare è banalmente capire cosa si vuole cercare e dove; bisogna anche sapere quali siano le funzioni e le attività dell’ente e come ha prodotto o acquisito le carte (quindi storia del soggetto produttore e storia archivistica delle carte, facilmente rintracciabili qualora l’archivio sia stato riordinato e inventariato). Inoltre, è necessario sempre avere chiare delle coordinate basilari per la ricerca, utili anche per la richiesta delle carte da consultare (come per esempio, titolo, soggetto produttore, segnatura, ma anche luogo e data).

Facciamo un esempio pratico. Se si volesse intraprendere una ricerca genealogica e dovesse essere utile rintracciare una persona tramite i registri parrocchiali di battesimo (serie) è necessario banalmente conoscerne nome e cognome, ma anche in quale parrocchia (soggetto produttore e luogo) la persona è nata e ha ricevuto il sacramento, ma anche quando, il più precisamente possibile. In grandi città come Milano, le parrocchie sono molteplici: coordinate approssimative – come “Mario Rossi nato a Milano nel Settecento” – sono difficilmente d’aiuto. In questo specifico caso, bisogna assolutamente sapere se la parrocchia è ancora attiva o ha cambiato intitolazione, oppure qualora sia stata soppressa o riaccorpata. È altresì necessario capire ad esempio se i documenti sono ancora conservati nell’archivio della parrocchia oppure se sono stati versati negli Archivi diocesani o di Stato (in caso di enti religiosi soppressi). Talvolta, i documenti sono stati distrutti da calamità naturali o altro, oppure hanno subito smembramenti o ancora presentano lacune.

Per affrontare poi una ricerca d’archivio è necessario avere delle competenze specifiche, che permettono l’approccio ai documenti. Per esempio, per leggere i documenti medievali – ma non solo – è bene avere quantomeno delle basi di latino, diplomatica e paleografia: si tratta spesso di documenti, sia pergamenacei, sia cartacei, che hanno una particolare struttura e una scrittura differente dalla nostra; talvolta, abbondano di abbreviazioni che – senza competenze adeguate – sono difficilmente decifrabili.

Quindi, è sempre utile delineare il progetto di ricerca, avere le competenze adatte alla lettura e comprensione dei documenti, e sapere leggere anche gli strumenti di ricerca a disposizione negli archivi. Il personale d’archivio è sempre a disposizione: gli archivisti conosco il patrimonio documentario e la struttura logica dei fondi, e sanno anche reperire le informazioni dagli strumenti di corredo e ricerca. Questi professionisti sono un supporto indispensabile per l’approccio alle fonti.

Infine, condurre una ricerca d’archivio presuppone il rispetto delle Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse e per scopi di ricerca storica, che garantiscono il corretto utilizzo e trattamento dei dati di carattere personale acquisiti durante la ricerca (sia da parte degli archivisti, sia da parte degli utenti), il diritto allo studio e all’informazione, l’accesso ai documenti e il diritto alle libertà fondamentali e alla dignità delle persone interessate, in particolar modo il diritto alla riservatezza e all’identità personale. Il regolamento costituisce parte del Codice della Privacy, D. Lgs. 101/2018 (Allegato A), conforme alle disposizioni europee (GDPR 2016/679).

La normativa prevede una parte dedicata agli archivisti e una agli utenti, definendone anche le funzioni, i diritti e i doveri.
Le definizioni di archivista, utente e documento sono riportate nell’art. 2:

• archivista, «chiunque, persona fisica o giuridica, ente o associazione, abbia responsabilità di controllare, acquisire, trattare, conservare, restaurare e gestire archivi storici, correnti o di deposito della pubblica amministrazione, archivi privati dichiarati di notevole interesse storico, nonché gli archivi privati di cui al precedente art. 1, comma 4»;
• utente, «chiunque chieda di accedere o acceda per scopi storici a documenti contenenti dati personali, anche per finalità giornalistiche o di pubblicazione occasionale di articoli, saggi e altre manifestazioni del pensiero»;
• documento, qualunque testimonianza scritta, orale o conservata su qualsiasi supporto che contenga dati personali.

Gli archivisti sono i professionisti responsabili del trattamento dei dati e incaricati di controllare che l’utenza rispetti la normativa vigente. Il codice dedica loro gli artt. 3-8. Prima di tutto, devono rispettare una serie di doveri: «lealtà, correttezza, imparzialità, onestà e diligenza propri dell’esercizio della professione e della qualifica o del livello ricoperti. Essi conformano il proprio operato al principio di trasparenza della attività amministrativa» (art. 3, comma 3). All’art. 4 sono invece riportate le loro funzioni e attività:

• «favorire il recupero, l’acquisizione e la tutela dei documenti»;
• «tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente, in particolare di quelli esposti a rischi di cancellazione, dispersione ed alterazione dei dati»;
• «salvaguardare la conformità delle riproduzioni dei documenti agli originali ed evitare ogni azione diretta a manipolare, dissimulare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati»;
• «sviluppare misure idonee a prevenire l’eventuale distruzione, dispersione o accesso non autorizzato ai documenti e adottare, in presenza di specifici rischi, particolari cautele quali la consultazione in copia di alcuni documenti e la conservazione degli originali in cassaforte o armadi blindati».

Sono inoltre tenuti a promuovere l’accesso ai documenti, garantendone la fruizione, ma anche a rispettare il dovere di riservatezza, ovvero «non fare alcun uso delle informazioni non disponibili agli utenti o non rese pubbliche, ottenute in ragione della propria attività anche in via confidenziale, per proprie ricerche o per realizzare profitti e interessi privati»; il riserbo deve essere mantenuto anche a cessata attività (art. 6).

Gli utenti (artt. 9-11) hanno libero accesso gli archivi e ai documenti, fatta eccezione per i documenti riservati, che come si è visto sono consultabili su autorizzazione del Ministero dell’Interno (si veda l’art. 10, accesso agli archivi pubblici, e gli artt. 122-125, Codice dei beni culturali). Durante la propria ricerca, gli utenti sono tenuti a rispettare il principio di pertinenza e indispensabilità nella raccolta dei dati, senza ledere i diritti, le libertà e la dignità degli interessati. Per quanto riguarda la diffusione dei dati a scopo di ricerca (art. 11), all’utente è garantito il diritto alla «libertà di parola e di manifestazione del pensiero», sempre nel rispetto dei diritti delle persone interessate, cioè di cui si trattano i dati. Qualora questi dati riguardino lo stato di salute o le abitudini sessuali, l’utente «si astiene dal pubblicare dati analitici di interesse strettamente clinico e dal descrivere abitudini sessuali riferite a una determinata persona identificata o identificabile». Tutta la documentazione consultata va comunque gestita e utilizzata su autorizzazione e «solo ai fini della propria ricerca» curandosi di mantenere riservatezza nel rispetto di terzi.

Federica Fornasiero – Scacchiere Storico

Bibliografia

Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017

P. Carucci, Gli archivi peroniani, in Archivi per la storia, 2/1994, pp. 9-14 https://www.anai.org/wp-content/uploads/2023/02/ANAI-Archivi-per-la-Storia_07_02.pdf

Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=

G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf

G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016

M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019

Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020

Manuale di archivistica, a cura di N. Silvestro, Edizioni Simone 2022

A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi

Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661

SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home

Sitografia per conoscere gli archivi

ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/

(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)

Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)