LE DIVERSE TIPOLOGIE DI ARCHIVI ITALIANI, LA LORO CLASSIFICAZIONE E LE TRE FASI DELL’ARCHIVIO

di Federica Fornasiero

Prima di tutto è bene comprendere le definizioni di archivio e fondo. La parola archivio fa contemporaneamente riferimento a:

1. il luogo fisico in cui si conservano i documenti;
2. l’istituto incaricato della conservazione permanente di documenti di provenienza diversa;
3. al concetto di fondo archivistico, ovvero un complesso documentario prodotto o acquisito da un soggetto produttore (persona fisica o giuridica, pubblica o privata), nel corso dello svolgimento della propria attività, caratterizzato da unitarietà e dal vincolo archivistico (archivio in senso proprio).

Fondo, a sua volta, può indicare sia uno specifico archivio in senso proprio, e in tal caso archivio e fondo sono sinonimi, sia un complesso di archivi prodotti da soggetti diversi che, per varie contingenze storiche, si trovano conservati insieme nello stesso istituto di conservazione. Un superfondo è costituito dall’insieme di più complessi (fondi) archivistici e ha una struttura maggiormente articolata.

Secondariamente, gli archivi possono essere suddivisi in pubblici e privati: i primi sono posti in essere da un’autorità pubblica (ente statale o non statale), mentre i secondi da persone, famiglie o enti di carattere privato. Gli enti pubblici statali (come, ad esempio, la Questura) versano i propri archivi presso gli Archivi di Stato; mentre gli enti non statali (enti pubblici territoriali Regioni, Province, Comuni o non territoriali, come l’INPS o l’ACI) – vigilati dalle Soprintendenze archivistiche – conservano i documenti presso i propri archivi storici. I privati invece possono predisporre i propri archivi storici, che soggiacciono alla tutela dello Stato qualora sia intervenuta la dichiarazione di interesse culturale (artt. 13-16, Codice dei beni culturali).

Infine, per quanto concerne gli archivi ecclesiastici si può fare riferimento all’art. 9 del Codice di beni culturali. Inoltre, con l’Accordo di modifica del Concordato (1984) e grazie alla convenzione tra Stato e CEI del 2000, la Soprintendenza «collabora con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi e biblioteche (ad esempio vescovili, capitolari, parrocchiali)» (sito SAB Lombardia, chi siamo).

Quali sono le funzioni degli Archivi di Stato e delle Soprintendenze Archivistiche e Bibliografiche? Gli Archivi di Stato sono enti pubblici dotati di autonomia tecnico-scientifica, che si occupano della conservazione, tutela, valorizzazione documentarie e della sorveglianza degli uffici statali versanti. Permettono altresì la fruizione – a fini amministrativi o di ricerca storica – del patrimonio archivistico dello Stato, composto dagli archivi statali preunitari, archivi degli enti statali postunitari, archivi notarili e degli enti religiosi soppressi. Le Soprintendenze, invece, provvedono alla vigilanza, tutela e valorizzazione degli archivi (e delle biblioteche) degli enti pubblici non statali, religiosi e privati dichiarati (si veda il Codice dei beni culturali gli artt. 3-7, relativamente alle funzione di tutela e valorizzazione; 18-21, in riferimento alle funzioni di vigilanza e ispezione, agli interventi vietati e soggetti ad autorizzazione).

Gli archivi prendono la loro “denominazione” – vengono quindi classificati – in base alla loro natura oppure da funzioni e scopi dei soggetti produttori: archivi amministrativi, giudiziari, d’impresa, famigliari o personali, notarili, ecclesiastici, sindacali, politici, e così via.
È inoltre possibile suddividere gli archivi in archivi chiusi, quelli ormai non più suscettibili di incrementi, per esempio quelli di soggetti produttori non più esistenti, e archivi aperti, al contrario, in continuo accrescimento.

La “vita” degli archivi ha tre fasi:

1. archivio corrente
2. archivio di deposito
3. archivio storico

Gli archivi correnti sono quelli che si formano parallelamente all’attività del soggetto produttore e gestiscono gli affari in corso di trattazione. Quando questi ultimi si esauriscono oppure non sono più utili alla quotidiana attività del soggetto produttore vengono spostati nell’archivio di deposito: qui i documenti attendono il tempo utile affinché si possa procedere alle debite procedure di selezione documentaria che destineranno i documenti allo scarto, oppure al versamento, e quindi alla definitiva conservazione nell’archivio storico del soggetto produttore o nell’Archivio di Stato.

Un archivio inoltre può essere cartaceo, misto o digitale; a prescindere dal supporto di riferimento, tutti gli archivi soggiacciono alle medesime regole archivistiche, in parte adeguate alla loro classificazione, trattazione e supporto.
Per quanto concerne gli archivi cartacei – ma non solo – è bene comprendere la terminologia archivistica che li riguarda. Un archivio ha una sua struttura logico-gerarchica ed è caratterizzato dal vincolo archivistico, il legame naturale e involontario tra documenti. Il fondo a sua volta è articolato in serie (ed eventualmente anche in sottoserie) relative a materie affini, le quali sono costituite dalle unità archivistiche (per natura indivisibili), ovvero i fascicoli. Ogni fascicolo corrisponde a una pratica: i documenti (le unità documentarie) si sedimentano nel fascicolo in ordine cronologico e sono racchiusi da una coperta, sulla quale vengono specificati i dati identificativi minimi dell’unità archivistica stessa. Un fascicolo può essere costituito da un unico documento o da più carte. Come si è già specificato, la segnatura archivistica palesa la struttura logica dell’archivio: fondo, serie, fascicolo ed eventuali altre sotto partizioni degli stessi. Tale segnatura può o meno coincidere con il numero di corda, ovvero la collocazione progressiva fisica dell’unità, che ne consente il reperimento.

I fascicoli sono solitamente riposti in buste, dette anche faldoni, scatole o mazzi. La modalità di conservazione dipende anche dal supporto della documentazione: per esempio, il materiale fotografico, pergamenaceo e i sigilli necessitano di accorgimenti e di faldoni particolari che ne impediscano il danneggiamento. Al pari dei fascicoli, anche rotoli, volumi, registri e filze sono considerati unità archivistiche. Il rotolo è un’unità archivistica costituita da più fogli tra loro cuciti e poi arrotolati; il volume, invece, è un’unità archivistica rilegata dopo che le carte sono state scritte; a differenza del volume, il registro è anch’esso un’unità archivistica che è però stata rilegata prima di accogliere la scrittura. Infine, la filza è un’unità archivistica caratteristica della pratica notarile e formatasi dalla sedimentazione di fogli sciolti (già scritti) impilati uno sopra l’altro. Questi ultimi sono racchiusi da due piatti, uno superiore e uno inferiore, e “infilzati” da uno spago che li teneva insieme impedendone la dispersione.

Federica Fornasiero – Scacchiere Storico

Bibliografia

Archivistica. Teoria, metodi, pratiche, a cura di L. Giuva, M. Guercio, Carocci 2017

P. Carucci, Gli archivi peroniani, in Archivi per la storia, 2/1994, pp. 9-14 https://www.anai.org/wp-content/uploads/2023/02/ANAI-Archivi-per-la-Storia_07_02.pdf

Codice dei beni culturali e del paesaggio, D. Lgs 42/2004, all’URL https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2004-01-22;42!vig=

G. Costamagna, Dalla “charta” all’”instrumentum”, in Il notariato medievale bolognese, Atti di un convegno (febbraio 1976), Roma 1977 (Studi storici sul notariato italiano, III), pp. 7-26, all’URL http://tdtc.bytenet.it/comunicati/costamagna-dallacharta.pdf

G. Da Molin, A. Carbone, Carte d’archivio. Storia della popolazione italiana tra XV e XX secolo, Cacucci 2016

M. Lanzini, L’utile oggetto di ammassare notizie. Archivi e archivisti a Milano tra Settecento e Ottocento, Cosme B.B. 2019

Manuale di archivistica, a cura di P. Carucci, M. Guercio, Carocci 2020

Manuale di archivistica, a cura di N. Silvestro, Edizioni Simone 2022

A. Pratesi, Genesi e forme del documento medievale, Jouvence 1979, all’URL https://archive.org/details/pratesi-1979-genesi

Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 – 19 dicembre 2018, all’URL https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9069661

SAB, Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Lombardia, https://sab-lom.cultura.gov.it/home

Sitografia per conoscere gli archivi

ANAI, Associazione Nazionale Archivistica Italiana, https://anai.org/
Archivio Digitale, https://archiviodigitale-icar.cultura.gov.it/
DGA, Direzione Generale Archivi, https://archivi.cultura.gov.it/home
ICAR, Istituto Centrale per gli Archivi, https://icar.cultura.gov.it/home
SAN, Sistema Archivistico Nazionale, https://www.san.beniculturali.it/web/san/home;jsessionid=48BAE2A2CA7D7E12CCCE4143ED80C35D.sanapp01_portal
SIAS, Sistema Informativo degli Archivi di Stato, https://sias-archivi.cultura.gov.it/cgi-bin/pagina.pl
SIUSA, Sistema Informativo per le Soprintendenze Archivistiche, https://siusa-archivi.cultura.gov.it/

(tutti gli URL sono stati consultati e sono attivi al 10 gennaio 2025)

Immagine di copertina: Decreti originali per mese, 1857. Sala Filangieri (ex Refettorio), Grande Archivio di Stato, Napoli (fonte: autore, Mattia Luigi Nappi; licenza, CC BY-SA 4.0)